Fase awal pengembangan sistem mengutamakan kemampuan pemakai dalam mengoperasikannya. Fase awal terdiri dari :
o Perencanaan sistem
o Analisis sistem
o Perancangan sistem secara umum/konseptual
o Evaluasi dan seleksi sistem
Latar Belakang Masalah
Perhiasan khususnya emas bukan hanya sekedar aksesoris yang menempel di anggota badan dengan pesona keindahan bagi pemakainya" tapi harus diakui kalau masyarakat Indonesia sampai sekarang tidak jarang menjadikan emas sebagai investasi karena memiliki nilai jual tinggi dibandingkan dengan barang berharga lain. Jika ibandingkan emas saat ini dengan emas pada tahun 80-an ke bawah, menunjukkan adanya perubahan yang cukup berarti dimana saat ini emas yang dijual di pasar semakin modern, varatif dan selalu mengikuti perkembangan zaman.
Toko Mas Kemenangan adalah toko yang menjual perhiasan khususnya emas. Emas yang dijual disini bermacam-macirm seperti kalung, cincin, giwang dan lainlain dengan berbagai macam kualitas dan harga yang beragam. Toko Mas Kemenangan yang berlokasi di pasar Palsigunung sudah lebih dari 10 tahun tetap aktif dalam penjualan emas untuk memenuhi kebutuhan masyarakat khususnya daerah CIMANGGIS - DEPOK.
Dalam rutinitasnya, Toko Mas Kemenangan tidak terlepas dari pembuatan nota yang masih secara manual dalam transaksi jual beli, selain itu banyaknya jenis barang dengan berbagai model dan spesifikasinya terkadang membuat pegawai kesulitan dalam pencarian barang serta dalam penanganan pembelian barang dari pelanggan dimana hanya mengacu pada surat emas yang dimiliki tanpa ada data barang dimana diperoleh informasi harga jual maupun harga beli untuk masing-masing item barang. Tidak jarang pula Toko Mas Kemenangan direpotkan dalam penanganan arsip salinan nota penjualan untuk dijadikan bahan laporan.
Dengan permasalahan yang ada perhiasan khususnya emas tetap menjadi suatu objek yang unik dan menarik karena selain dapat dijadikan investasi dimana probabilitas harga emas yang selalu cenderung naik, emas juga menjadi prestise tersebdiri bagi penggunanya
Tujuan Perencanaan Sistem
tujuan sistem penjualan dan pembelian Toko Mas Kemenangan adalah untuk membantu menerapkan proses transaksi jual beli yang masih secara manual seperti pencatatan nota, pencarian barang, penanganan pembelian barang dari pelanggan, serta dalam pembuatan laporan agar mengembangkan proses jual beli secara terkomputerisasi.
Batasan Masalah
membahas masalah sistem pengolahan data jual beli pada Toko Mas Kemenangan dengan pembayaran secara tunai dimana untuk transaksi pembelian hanya menangani pelanggan dari Toko Mas Kemenangan. Dalam aplikasinya lebih memfokuskan pada pembuatan nota penjualan dan pembelian yang masih sederhana secara komputerisasi serta dilengkapi aplikasi pembuatan
laporan transaksi penjualan, pembelian dan laporan data barang. Adapun tools analisa dalam perancangan sistem ini menggunakan DFD, ERD, dan NORMALISASI, sedangkan untuk mendukung program aplikasi pada sistem ini menggunakan software BORLAND DELPHI 7 dan Ms. Access 2000 sebagai databasenya.
Analisa Masalah
Adapun permasarahan yang timbul dari sistem yang diterapkan sekarang antara lain :
l. Dengan pembuatan nota penjualan (surat emas) secara manual, ada kemungkinan konsumen / peranggan dapat memanipurasi harga jual yang tertera pada surat emas apabila surat emas yang dimiliki dijadikan dasar dalam menentukan harga beli oleh Toko Mas yang mana hanya dikurangi potongan.
2. salinan nota penjualan (surat emas) sebagai arsip masih dalam bentuk bon yang merepotkan dan terkadang hilang.
3. Pada kenyataannya nota penjuaran (surat emas) sangat lemah dijadikan bukti transaksi apabira harga yang tertera digunakan sebagai dasar harga beli oleh Toko Mas mengingat fungsi dari perhiasan khususnya sendiri adalah untuk investasi baik jangka pendek maupun jangka panjang yang mempunyai probabilitas nilai jual tinggi.
Analisa Kebutuhan Sistem
Dengan permasalahan yang ada, maka di bentuk pemecahan masalah tersebut dengan menerapkan system yang baru dimana:
1.Pencatatan nota penjuaran (surat emas) yang masih secara manual dijadikan output hasil proses transaksi dari sistem baru yang komputerisasi sehingga bisa mengefisienkan waktu kinerja pegawai.
2. Melihat sifat harga emas yang cenderung selalu naik dan dijadikan alasan konsumen / pelanggan sebagai investasi, maka untuk Harga beli yang diterapkan Toko Mas dalam sistem baru berdasarkan harga pasaran yang berlaku saat barang dijual
3. Salinan nota penjualan (surat emas) yang digunakan sebagai arsip bahan laporan dapat langsung disimpan dalam database sehingga bias menghindari kemungkinan hilangnya arsip tersebut
4. Dari permasalahan ke tiga, maka solusinya dengan menerapkan system baru dimana nota penjualan (surat emas) difungsikan sebagai output bukti transaksi dan tidak dijadikan dasar harga beli oleh Toko Mas. Akan tetapi nota penjualan (surat emas) dapat dijadikan bahan pertimbangan untuk menentukan kodisi perhiasan yang dijual dimana berpengaruh pada besarnya potongan dengan melihat spesifikasi barang yang tetera pada nota penjualan (surat emas).
5. untuk menangani transaksi pembelian barang dari pelanggan, maka dalam data barang dapat dicantumkan harga beli dan harga jual yang mana sudah mengambil keuntungan dari harga pasaran dunia yang setiap hari dapat berubah. Sedangkan total harga beli oleh Toko Mas atas barang yang dijual diperoleh setelah dikurangi potongan berdasarkan kondisi barang tersebut saat dijual.
Analisa Batasan Sistem
Cakupan batasan sistem yang baru tersebut antara lain :
1. Sistem yang baru hanya untuk transaksi penjualan dan pembelian kepada konsumen / pelanggan secara tunai
2. Pengertian transaksi penjualan dalam sistem disini adalah mencakup kegiatan Toko Mas Kemenangan dalam menjual barang (perhiasan), sama halnya dengan sistem penjualan pada umumnya
3. Sedangkan pengertian transaksi pembelian adalah kegiatan Toko Mas Kemenangan dalam menangani proses penerimaan penjualan kembali perhiasan yang dimiliki pelanggan.
4. Peran Supprier daram sistem ini adalah sebagai pemasok barang yang dijual pada Toko Mas untuk dimasukkan daram taber data barang dimana berpengaruh pada stok barang awar. Data Supplier sendiri dalam aprikasi sistem yang baru hanya sebagai informasi bagi Toko Mas dalam. pengadaan barang dengan merihat stok barang pada taber barang
5. sistem tidak akan memproses pemberian barang dari peranggan apabira barang yang dijuar tidak memiriki nota penjuaran (surat emas) waraupun barang tersebut diberi dari Toko Mas Kemenangan. Har ini untuk mengantisipasi resiko kerugian dimana Toko Mas mempunyai standard tersendiri untuk kualitas barang yang dijual
6. Nota penjuaran (surat emas) dibuat hanya untuk satu barang agar Toko Mas tidak perru membuat nota penjuaran (surat emas) yang baru jika daram nota tersebut terdapat 2 atau rebih barang yang diberi pelanggan. Sebagai bukti transaksi pemberian, maka peranggan akan menerima nota pembelian (tanda terima).
Diagram Zero
Dalam diagram ini menggambarkan prosedur / urutan proses dalam sistem.terdapat 5 prosedur / urutan proses dari sistem baru yang diterapkan antara lain:
1. Prosedur Cek Data Barang
Pada saat konsumen / pelanggan datang, sistem akan mengecek / memeriksa daftar barang yang akan dibeli maupun dijual konsumen baik dengan nota maupun tanpa nota. konsumen / pelanggan akan memperoleh informasi mengenai spesifikasi barang tersebut termasuk harga jual maupun harga beli dan stok dari data store
2.Prosedur Transaksi
Bagian penjualan akan mencatat kode barang dan jumlah barang yang dibeli maupun dijual pada lembaran kecil untuk konsumen / pelanggan yang akan diproses secara komputerisasi pada kasir. Sistem akan memproses data barang yang dibeli maupun dijual untuk transaksi pembayaran berdasarkan data store barang. Selanjutnya data transaksi penjualan dan pembelian dimasukkan dalam data store jual dan beli. Dari proses ffansaksi, konsumen akan menerima nota penjualan (surat emas) bagi yang membeli barang dan nota pembelian untuk pelanggan yang menjual barang.
3.Prosedur Pembuatan Laporan
Pemilik Toko Mas dapat melihat laporan hasil dari proses transaksi jual dan beli serta data barang pada menu laporan setiap hari jika diperlukan sebagai bahan pertimbangan dalam mengambil keputusan untuk kelangsungan Toko Mas itu sendiri.
4. Prosedur Pengadaan Barang
Sistem akan melihat stok barang pada data store barang untuk pengadaan barang. Stok barang yang terlihat pada data store barang dijadikan bahan pertimbangan untuk memesan barang pada Supplier. Data Supplier sendiri dapat dilihat pada data store Supplier.
